5 идей, которые помогут эффективно организовать день

5 простых способов сделать ваш день более продуктивным

5 идей, которые помогут эффективно организовать день

Ваша производительность – это не то, сколько дел вы успеваете сделать за день. Производительность – это та страсть, с которой вы можете погружаться в дела.

Когда мы сконцентрированы лишь на том, как успевать делать дела, мы часто чувствуем себя разбитыми, измотанными и опустошенными. Причем, не важно, сколько дел мы сделаем и вычеркнем из нашего списка, еще больше заданий добавится в наш ежедневник, как будто они плодятся как кролики. И именно поэтому нам никогда не удается избавиться от беспокойства по поводу копящихся дел.

Однако, когда в захвачены тем, что делаете, в тот момент, когда занимаетесь этим, вы становитесь по-настоящему продуктивным человеком. Вы сконцентрированы на деле  с вашим полным вниманием, и поэтому вы избавляетесь от стресса и беспокойства по поводу остальных дел из вашего списка.

Несмотря на это, быть сфокусированным на одной задаче в один момент времени – не такая простая задача, как может показаться. Наш разум постоянно стремится отвлечь нас, наши глаза отвлекаются на телефонные оповещения, а уши – на сигнал поступившей почты.

Обыкновенный шум и то, что мы видим своим периферийным зрением, постоянно проскакивающие в голове мысли о незавершенных проектах – все это запросто способно привнести в нашу жизнь тревогу и беспокойство.

Естественно, такой стресс, вызванный постоянными мыслями о том, что НЕ выполнено, делает нам менее продуктивными.

Если мы будем окончательно честны перед собой, то признаем, что мы сами ответственны за большую часть беспокойства о тех вещах, которые мы еще не успели сделать. Мы сами больше всех остальных печемся о вычеркивании дел из ежедневника.

Неужели мир рухнет, если мы не успеем сделать абсолютно все?

Неужели мы будем лентяями и слабаками только из-за того, что выполним чуть меньше, чем то, что запланировали?

Это не значит, что я советую вам забивать на ваши дела или специально затягивать время их выполнения. Идея состоит лишь в том, что мы будем ощущать себя гораздо более спокойно и комфортно, если не станет перегружать наш ежедневник кучей дел.

А вместо этого сделаем МЕНЬШЕ дел с БОЛЬШЕЙ вовлеченностью в каждое из них.

Это не только сделает наши дни более продуктивными (так как мы уменьшим стресс и перестанем отвлекаться), но и позволит нам получать удовольствие от того, чем мы занимаемся.

А когда нам нравится то, что мы делаем, мы автоматически делаем это более эффективно и тщательно. Именно в такие моменты мы показываем наши лучшие результаты. Именно тогда работа лучше всего удается нам.

И именно тогда, без беспокойства, спешки и стресса, мы открыты для свежих и творческих решений.

Так как же мы можем увеличить нашу продуктивность? Вот 5 простых советов, которыми вы можете воспользоваться, чтобы сделать каждый ваш день более продуктивным.

Установите 3-5 целей на 1 день

Не пишите огромный список из 101 вещи, которые надо успеть сделать до полудня. Вместо этого определите те 3-5 целей, которые вы сможете сделать за день. Это не значит, вы не сделаете больше, чем запланировали.

Но это снимет с вас эмоциональное напряжение, которое возникает, когда мы перегружаем себя работой. Если ваши задачи – очень большие и объемные, включающие в себя множество этапов, то установите всего 3 цели на день.

Управляйте своим временем

Решите, сколько времени вам потребуется, чтобы выполнить каждую из этих целей. Будьте реалистами, не завышайте, но и не занижайте свои возможности. Позвольте себе потратить дополнительные 30-60 минут на выполнение каждой из целей.

Может быть, они вам и не понадобятся, но вы не станете ощущать себя в спешке или под давлением четкого расписания. Приступайте к выполнению задач.

Если время, отведенное на одну задачу кончилось, то примите решение, хотите ли вы начать выполнять следующую задачу или закончить эту.

Не отвлекайтесь

Перед началом рабочего дня, избавьтесь от вещей, которые вас отвлекают. Приберитесь на рабочем столе, закройте все ненужные для работы приложения, поставьте телефон на беззвучный режим или выключите его. Постарайтесь не дразнить себя и свои глаза тем, что может отвлечь вас, пока вы заняты. Это непростая задача, но это самый важный совет как увеличить вашу продуктивность.

Позвольте себе перерывы и награды

Если вам сложно сосредоточиться, даже если вы уже избавились от всех способных отвлечь вас вещей, то разбейте выполнение вашей задачи на 15-минутные интервалы.

Установите таймер на 15 минут, в течение которых работайте, ни на что не отвлекаясь. Затем сделайте 5-минутный перерыв и наградите себя какой-нибудь мелочью.

Но только не такой мелочью, которая надолго привлечет к себе ваше внимание – никакой почты, никаких телефонных звонков, смс и т.д.

Поднимитесь из-за своего рабочего места, сделайте небольшую растяжку. Это еще и для здоровья полезно.

Закройте глаза и сконцентрируйтесь на дыхании.

Посмотрите в окно, потренируйте глаза, попеременно фокусируясь на близких и дальних предметах.

Когда с одной задачей будет покончено, сделайте себе большой перерыв, во время которого можно перекусить, проверить почтовый ящик, ответить на звонки и т.д. Но время вашего отдыха также должно быть регламентировано.

Дайте вашему дню сильное окончание

После того, как выполните все задачи из вашего короткого списка, еще раз просмотрите результаты своей работы. Убедитесь в том, что вы закончили все, что запланировали на день. Если у вас еще осталось свободное время и силы, то выберите еще одну важную задачу и выполните ее.

В качестве итога хочется сделать простой вывод о том, как увеличить вашу продуктивность.

Когда вы выбираете меньше целей, то уделяете каждой из них больше внимания.

Если вы станете уделять каждой вашей задаче больше внимания, то вскоре обнаружите, что увеличили свою производительность и стали более успешным в жизни.

Кроме этого, вы ощутите контроль над своей жизнью и своими приоритетами.

Статья взята на блоге американского специалиста по саморазвитию и мотивации — http://liveboldandbloom.com/

Это тоже очень интересно, заходите:

Источник: http://gedonistka.com/psycho/5-prostyih-sposobov-sdelat-vash-den-bolee-produktivnyim/

Режим, которого придерживаются успешные люди каждый день

5 идей, которые помогут эффективно организовать день

Журналист и автор блога  www.bakadesuyo.com Эрик Баркер интересуется способами повышения эффективности. В своей статье он перечислил пять важных компонентов, которые сделают ваш день успешным.

Eric Barker
Журналист, пишет для Нью-Йорк Таймс, Wall Street Journal, Wired Magazine и Time Magazine. Изучает последние достижения науки о поведении человека, чтобы помочь нам быть эффективнее на работе и дома

Всё чаще и чаще, встречаются тысячи советов по повышению уровня продуктивности. Иногда предлагаемые методики противоречат друг другу. В чём мы действительно нуждаемся, так это система.

Какому распорядку следуют настоящие профессионалы? Какая система, согласно научным исследованиям, научит нас наиболее продуктивным способом использовать время?

Ключом является ощущение контроля над ситуацией, правильное соотношение количества затрачиваемой энергии и важности задачи.

Давайте рассмотрим экспертные мнения и исследования в данной сфере, чтобы выделить пункты применимые к вашему ежедневному распорядку.

Доставайте свой календарь. У меня есть парочка предложений и нововведений, которые помогут вам стать супергероями.

Источник фото: Flickr.com

1. Утренний ритуал

Лора Вандеркам, автор «Книги о потерянном времени», изучала распорядок дня высокоэффективных людей. Что же она обнаружила? Они просыпаются рано и практически все имеют устоявшийся утренний распорядок.

Вам необходимо просыпаться до начала безумия. До того, как требования посыплются на вас одно за другим. До того, как у ваших целей на день возникнут конкуренты.

Если вы хотите достичь баланса между работой и жизнью, для начала необходимо расставить приоритеты и сфокусироваться на том, что действительно важно. (Как свидетельствуют результаты исследований, наличие целей делает нас счастливее).

Постановка конкретной цели укрепляет чувство уверенности в своих силах и контроля над ситуацией.

«Люди, чётко определяющие свои цели, в 50% случаев более уверены в их достижении  и в 32% случаях чувствуют, что контролируют жизнь».

Девид Нивен «Сто простых секретов успешных людей»

Вторая важнейшая часть вашего утреннего ритуала — настрой. То самое чувство контроля порождает твердость и стойкость, что делает вас упорными.

«Сравнительное исследование студентов с одинаковыми способностями показали, что отличительная особенность между теми, кто строго поддерживает рабочую этику, и теми, кто сдался, — чувство контроля. Те, кто сохранил чувство контроля над ситуацией, получили оценки на порядок выше»

Девид Нивен «Сто простых секретов успешных людей»

Вы поставили цели, контролируете ситуацию и готовы приступить к работе. Отлично! Я рекомендую вам где-нибудь спрятаться, и вот почему…

2. Важные рабочие задачи — в первую очередь и без каких-либо отвлекающих моментов

Многие люди, приезжая в офис, моментально погружаются в десятки непрочитанных электронных писем, встречи, оставляя действительно важную работу под конец дня… Роковая ошибка.

Как показывают исследования первые 2,5 — 4 часа после пробуждения — пиковый период работы мозга. Вы действительно хотите потратить это время на конференц-звонки и летучки?

Исследования показывают, что внимательность и память, чистота работы сознания и способность учиться варьируются в пределах 15-30% в течение дня. Для многих из нас, пик работы мозга приходится на первые 2-2,5 часа после пробуждения.

Когда я брал интервью у эксперта в сфере развития силы воли Роя Баумейстера, он сказал, что раннее утро, в добавление ко всему, — время, когда мы наиболее дисциплинированы.

«Чем дольше люди бодрствуют, тем больше возникает проблем с самоконтролем. Наибольшее количество вещей идет под откос именно вечером. Диеты нарушаются вечерними перекусами, а не завтраками или перекусами в начале дня. Импульсивные преступления чаще всего совершаются после полуночи».

Действительно ли это так? Исследования работы гениев показало, что они совершили лучшие свои открытия в начале дня.

«Но почему вы говорите, что мне необходимо где-нибудь спрятаться?»

Потому что отвлекающие моменты делают вас глупее. В наши дни зачастую сложно выполнить действительно важную работу, сидя в офисе.

Джейсон Фрейд в книге «Remote. Офис не обязателен» объясняет, что современные офисы — это непрекращающийся поток прерываний и отвлечений:

Не можете выполнять работу по своему выбору в начале дня? Тогда начинайте свой день раньше: приходите раньше остальных или работайте на дому прежде, чем отправиться в офис.

Вы продвигаетесь в работе над действительно важными целями. Однако не можете же вы работать в таком темпе всё время. Что делать, когда ваш мозг начинает чувствовать усталость?

3. Перегруппируйтесь, когда начинаете замедляться

Послеполуденное затуманенное сознание. Нам всем знакомо это чувство. Почему это происходит? Работали усердно?  Переели? А может быть это ваш естественный ритм?

Во-первых, сделайте перерыв: перекусите, если есть возможность — вздремните.

Что вам требуется, так это мини-версия вашего утреннего ритуала. Пересмотрите свои цели и уже проделанный прогресс.

Исследования Гарвардского Университета показывают, что нет ничего более мотивирующего, чем прогресс.

«Сравнивая людей, склонных легко бросать начатое, и тех, кто продолжает путь, преодолевая любые преграды, исследователи выяснили, что настойчивые люди вдвое больше времени обдумывают не то, что еще необходимо сделать, а то, что они уже достигли. Так они убеждаются в том, что цель достижима, и они обладают необходимыми способностями для её выполнения».

Девид Нивен «Сто простых секретов успешных людей»

Вы сделали перерыв, пересмотрели цели и достижения, теперь вы готовы возобновить работу. На чём стоит сфокусироваться сейчас?

4. Встречи, звонки и совещания после полудня

Когда уровень энергии на высоте, хочется фокусироваться на творческой, трудоёмкой работе. Когда заряд энергии низок, займитесь рутинной работой.

Скотт Адамс, создатель серии комиксов «Дилберт», рисует комиксы по утрам. К полудню его мозг устает, и он меняет цели.

«Один из наиважнейших трюков максимизации продуктивности включает в себя соотношение вашего ментального состояния и задачи … В 6 часов утра я творец, а к 2 часам дня я копировальщик … Это идеальное соотношение моего уровня энергии и поставленной задачи».

Из книги Скотта Адамса «Как проиграть почти во всем и все равно выиграть в главном: практическая история моей жизни»

И, как показывают исследования, вторая половина дня действительно является идеальным временем для встреч, особенно период около 15:00.

Вам необходимо сделать рутинную работу, но не хватает силы воли? Вот когда отвлекающие моменты будут играть в вашу пользу.

Когда задача проста и вы склонны постоянно отвлекаться, друзья могут помочь вам стать более продуктивным, даже не внося вклада в работу.

«Простое присутствие друга может подтолкнуть вас к более продуктивной работе. “Есть такой концепт в лечении СДВГ (Синдрома дефицита внимания и гиперактивности) как дублирующее тело” – говорит доктор Девид Новелл, клинический нейрофизиолог из города Вустер, штата Массачусетс.

“Легко отвлекающиеся люди способны выполнить большее количество задач в присутствии другого человека, даже если он не направляет или помогает им”.

Если вы столкнулись со скучной или сложной задачей, например, запланировали разобрать шкаф или собрать необходимые бумаги для налогов, позовите друга быть вашим “дублирующим телом”»

Из книги Карлин Флора «Friendfluence: Удивительные способы, как друзья делают нас теми, кто мы есть»

Рабочий день подошел к концу. Существует оптимальный способ завершения дня.

5.  Вечер расслабления

Несмотря на то, что успешные люди тратят много часов на выполнение задач, вечер они оставляют свободным для перезарядки.

Перед ужином Тим Феррис советует написать основные цели на завтра. Это позволит вашему разуму освободиться от мыслей о работе и расслабиться.

Что исследования говорят о том, что поможет вам отдохнуть? Подсказка: не доверяйте своим инстинктам.

Вещи, которые мы выбираем для снятия стресса, зачастую оказываются наименее эффективными.

Что же в действительности работает? Встреча с друзьями и активные хобби. А что нет? Наиболее пассивные занятия как просмотр телевизора, видео игры и перекусы.

«По данным Американской психологической ассоциации наиболее эффективными способами снятия стресса являются: выполнение упражнений или занятия спортом, молитва или посещение  церкви, чтение, прослушивание музыки, времяпрепровождение с семьей или друзьями, сеанс массажа, прогулка на свежем воздухе, медитация или занятие йогой, занятие творческим хобби. ( Наименее эффективные способы снятия стресса: азартные игры, шопинг, курение, алкоголь, перекусы, видео игры, сидение в интернете, просмотр телевизора или фильмов больше 2-х часов)».

Из книги Келли Макгоникал «Сила воли»

После этого отправляйтесь в кровать.

Вам не удастся спать мало и избежать негативных последствий.

Что исследования в сфере изучения мозговой активности говорят о сокращении времени сна? Вы фактически делаете себя более глупым человеком:

Ключевая идея: сокращение сна приводит к сокращению умственной деятельности. Отсутствие полноценного сна «калечит» мыслительные способности всеми способами, какими возможно измерить мозговую активность.

Недостаток сна вредит исполнительным качествам, вниманию, кратковременной памяти, рабочей памяти, настроению, количественным навыкам, способности логически мыслить и  общим математическим способностям.

Подведем итог

Вот как выглядит распорядок дня успешного человека:

•    утренний ритуал

•    важные рабочие моменты — в первую очередь и без каких-либо отвлекающих моментов

•    перегруппируйтесь, когда начинаете замедляться

•    встречи, звонки и совещания после полудня

•    вечер расслабления

К сожалению, мы не всегда можем четко определять свое расписание, поэтому я упустил точное время под каждым пунктом.

Но мы все можем контролировать, в какой последовательности выполнять задачи. Перестаньте фокусироваться на выполнение разнообразных задач лишь для того, чтобы создать видимость прогресса.

Все периоды вашего дня различны, так же как и ваши задачи отличны по степени значимости.

Ключ ко всему — знать, когда наилучшее время для выполнения той или иной задачи.

Чем данное расписание поможет вам?

В конце дня вы всё равно можете обнаружить, что выполнили не все запланированные задачи. Однако это более не будет вас беспокоить, ведь вы выполнили действительно важные задачи и выполнили их качественно.

Оригинал статьи: http://www.bakadesuyo.com/2014/06/schedule/

Саморазвитие #Продуктивность #Тайм-менеджмент 

Источник: http://interesno.co/myself/77c1e591e280

5 секретов эффективного планирования времени

5 идей, которые помогут эффективно организовать день

Скажите, насколько важно в современном мире планировать свое время?

Уверен, у каждого была ситуация, когда на повестке дня висит множество важных дел. Ты просыпаешься, полный энтузиазма и уверенности, что все успеешь с легкостью. Вот только сначала нужно проверить почту… и в буквально на пять минут.

Внезапно навалилось много мелких дел. Вроде бы и работаешь, но ничего из «важного» так и не сделано!  А здесь уже обед близко, да и устал маленько – какая там работа.

И что, уже конец дня? Как так-то, ведь я ничего не успел? Настроение ни к черту – день ушел в трубу.

К сожалению, планировать свой день не умеет большинство наших соотечественников. Поэтому огромное количество времени тратится на ерунду, которая в принципе не слишком-то и нужна.

Из-за отсутствия конкретного плана на день, неделю, месяц человек теряет драгоценное время, которое можно было бы использовать намного эффективнее и продуктивнее.

И конечно, получать от этого в несколько раз большие результаты.

Эффективное планирование рабочего времени – это залог успеха современного человека. Так как научиться планировать время правильно?

Мы собрали 5 наиболее результативных правил, которые помогут вам выжать максимум пользы из каждого прожитого дня. Выполняйте все необходимые дела с легкостью! 

А теперь перейдем непосредственно к советам, которые помогут вам правильно планировать свое время.

1. Пишите план задач

План на день должен обязательно присутствовать на бумаге. Идеальная память – это замечательно, но в середине активного и загруженного дня существует большой шанс забыть что-нибудь важное. Если список дел не записан на бумаге – значит, его не существует.

С вечера создайте список дел на завтра и разграничьте их по степени важности на две колонки. Первая – наиболее важные, которые должны быть выполнены в любом случае. Вторая – менее важные, которые можно отложить в случае резкого изменения приоритетов или форс-мажорных случаев.

Блокнот с задачами должен быть рядом с вами весь день. И по мере выполнения пунктов из списка их необходимо вычеркивать. Этим психологическим приемом, вы можете приучить себя достигать цели, как говорится, на автопилоте.

Ведь каждая выполненная задача – это маленькая победа. А чувствовать себя победителем приятно, и ваше подсознание будет к этому стремиться автоматически. Также мотивируйте себя на достижение целей, и выполнять их станет проще.

2. Планирование 70/30

Планировать абсолютно все время не нужно, ведь даже истинный педант не сможет придерживаться графика, в котором нет ни минуты люфта. В жизни может случиться всякое – и полчаса на замену спущенного колеса или лишних 15 минут в пробке смогут испортить так идеально распланированный день.

Поэтому планировать необходимо только 70% времени. Это поможет вам использовать свое время максимально эффективно, при этом, не ощущая стеснения и давления. И даже небольшие неожиданности не смогут повлиять на результаты прожитого дня. 

Определите необходимое количество времени для каждой задачи. Распланируйте рабочий день с учетом этого времени. Если же день прошел точно по расписанию, то оставшиеся 30% можно уделить другим задачам из списка или посвятить время себе самому или семье – это поможет расслабиться и получить удовольствие от реализованных задач.

3. Наиболее продуктивное время – до обеда

Старайтесь выполнить самые сложные и неприятные задачи безотлагательно, с самого утра. Этот прием называется «сначала съесть лягушку». Когда самая сложная и проблемная задача выполнена, то остальные кажутся совсем простыми и требуют меньше времени на выполнение. 

Старайтесь планировать свою работу так, чтобы до обеденного перерыва было выполнено примерно 65-70% всех запланированных задач на день. Утром мозг работает наиболее активно, что позволяет значительно сократить время на выполнение даже сложных задач. Это также поможет побороть лень, которая не дает заняться работой вплотную – нивелирует мотивацию и «рубит» достижения.

Во время обеда можно уделить время личным вопросам. К примеру, ответить на сообщения, сделать несколько личных звонков. На послеобеденное  время рекомендуется запланировать несложные задачи, которые не требуют большого количества усилий – встречи, ответы на письма и т.п. 

4. Отдыхать – необходимо

Сосредоточить свое внимание на одной задаче продолжительное время очень сложно. Особенно, если достижение поставленных целей требует большого количества умственных усилий. И чем дальше – тем сложнее удерживать свое внимание на достижении поставленных целей. Естественно, от этого падает продуктивность и увеличивается время выполнения задач. 

Отдыхать посреди рабочего часа нужно обязательно! Этот нехитрый шаг поможет вам прекратить терять свою энергию – оставайтесь в тонусе весь день. Вы можете подобрать удобную для себя схему отдыха, но наиболее эффективной считается 45/15. Это значит, что на 45 минут работы нужно уделять 15 минут отдыха. 

Исходя из этого принципа, у всех школьников уроки длятся по 45 минут. С помощью небольшой переменки мозг успевает снять стресс и отдохнуть. А это обеспечивает ему возможность сосредоточенно работать дальше.

Но это не значит, что во время такого мини-отдыха нужно плевать в потолок. Постарайтесь провести его с пользой. К примеру, сделайте зарядку для спины или глаз, проведите уборку за рабочим столом, почитайте книгу или интересную статью, выйдите на небольшую прогулку.

5. Анализируйте и планируйте реалистично

Что толку создавать десятки целей, если в сутках только 24 часа, и выполнять их все и в полном объеме будет нереально? Поэтому старайтесь планировать задачи, которые возможно выполнить в течение дня.

Поначалу это может показаться сложным – ведь заранее никогда не знаешь, сколько времени займет та или иная задача. Чтобы извлечь максимально полную информацию, в конце каждого дня записывайте, сколько задач вы выполнили из запланированных.

Как завершение дня делайте надпись: «Выполнено ХХ% задач». Она поможет вам определить, насколько адекватно вы ставите задачи.

Если каждый день они выполняются с легкостью, попробуйте увеличить их количество, а если многие задачи остаются нерешенными и переходят на следующий день – попробуйте уменьшить напряжение.

Помните – не нужно взваливать на себя объем задач, который не можете выполнить. Перестаньте откладывать задачи на потом и реально оценивайте свои возможности.Планирование времени – это важнейший навык современного человека. Этот навык можно и нужно совершенствовать.

И когда вы овладеете им сполна, то удивитесь, насколько быстро и легко можно решить задачи, которые раньше казались практически невыполнимыми. А чем быстрее вы справляетесь с работой, тем больше времени остается для удовольствий, хобби и семьи.

Используйте секреты планирования и сделайте свою жизнь проще. Успехов вам!

С любовью и уважением,
Евгений Дейнеко.

© Евгений Дейнеко

Источник: http://deyneko.tv/lichnost-na-million/5-sekretov-effektivnogo-planirovaniya-vremeni

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.